Pengadaan Rutin Awal Tahun Sebelum Pengesahan Anggaran

Sudah menjadi kelaziman bahwa banyak kebutuhan K/L/DI yang sifatnya kebutuhan rutin dan tidak dapat ditunda. Kebutuhan tersebut misalnya kebutuhan makan minum, jasa kebersihan, jasa keamanan, jasa internet, surat kabar dan kebutuhan lainnya terkait dengan layanan publik yang sifatnya tidak dapat ditunda. Namun demikian, seringkali proses pengadaan terkendala pengesahan anggaran, sehingga bila kita mengacu kepada Pasal 13 Perpres 54/2010, PPK tidak diperkenankan menandatangani kontrak sebelum pengesahan anggaran. Dengan demikian, PPK tidak dapat meminta penyedia untuk melaksanakan pekerjaan, padahal kebutuhan tersebut harus terpenuhi bahkan per 1 Januari tahun anggaran berjalan.

Fenomena ini sering terjadi khususnya untuk pengadaan di Daerah, mengingat sebagian besar APBD disahkan pada bulan Maret atau bahkan April atau Mei. Lantas bagaimana caranya memenuhi kebutuhan untuk bulan Januari dan Februari?

Idealnya untuk penganggaran kebutuhan rutin yang periode kebutuhannya sepanjang tahun dari Januari sampai Desember dilakukan dengan kontrak tahun Jamak. Berdasarkan Pasal 52 Perpres 54/2010, untuk K/L/I pengguna APBN, khususnya untuk benih/bibit, penghijauan, pelayanan perintis darat/laut/udara, makanan dan obat di rumah sakit, makanan untuk narapidana di Lembaga Pemasyarakatan, pengadaan pita cukai, layanan pembuangan sampah, dan pengadaan jasa cleaning service, dengan nilai sampai dengan Rp.10 M, persetujuannya cukup dari Menteri/Pimpinan Lembaga. Dan untuk kebutuhan diluar 8 kebuthan diatas, persetujuannya melalui Menteri Keuangan.

Khusus untuk kontrak tahun jamak di Daerah, maka persetujuannya cukup melalui Kepala Daerah, termasuk penentuan jenis pengadaan yang akan masuk dalam kontrak tahun jamak.

Dengan kontrak tahun Jamak, Pokja ULP dapat melaksanakan proses pelelangan pada bulan Januari dan penetapan pemenang serta penandatanganan kontrak dilakukan Februari atau Maret, bergantung pada periode persetujuan dan pengesahan anggaran.

Misalnya persetujuan anggaran bulan Desember dan pengesahan anggaran pada bulan Maret. Pokja ULP dapat melakukan proses pelelangan pada bulan Januari atau Februari dan penandatanganan kontrak pada bulan Maret. Kemudian periode kontrak adalah April Tahun Anggaran berjalan sampai Maret Tahun Anggaran berikutnya (Misalnya April 2014 s.d Maret 2015). Siklus pengadaannya terus dilakukan seperti itu, sehingga akan kekosongan penyedia diawal tahun.

Pertanyaannya kemudian adalah, bagaimana kalau kontrak tahun jamak belum dilakukan sementara penyedia yang lama telah berakhir per 31 Desember tahun anggaran yang lalu, bagaimana memenuhi kebutuhan tahun anggaran berjalan?

Situasi ini merupakan situasi yang tidak ideal, namun bukan berarti tidak memiliki jalan keluar. Untuk metode pemilihannya dapat menggunakan penunjukan langsung, karena dianggap sebagai kebutuhan mendesak yang tidak dapat ditunda. Namun mengingat pelaksaan tidak sepenuhnya sesuai dengan ketentuan, maka PA/KPA harus memberikan justifikasi atau penjelasan mengapa penunjukan langsung harus dilaksanakan.

Untuk tetap menjaga akuntabilitas proses dan harga, maka sebaiknya penunjukan langsung dilaksanakan kepada penyedia tahun sebelumnya dengan nilai kontrak satuan sama dengan tahun anggaran sebelumnya. Pilihan tersebut bukan merupakan keharusan, namun harus diupayakan oleh PPK agar harga yang didapat lebih mudah untuk dipertanggungjawabkan.

Lantas bagaimana kalau penyedia tahun yang lalu tidak bersedia, atau tidak bersedia berkontrak menggunakan harga tahun anggaran sebelumnya?

Pada prinsipnya kembali kepada kaidah penunjukan langsung, yaitu negosiasi teknik dan harga sampai disepakati oleh para pihak. Namun bila harganya tidak sama dengan tahun anggaran sebelumnya, PPK tetap harus memastikan bahwa harga yang didapat adalah harga yang wajar.

Kontrak ini pada dasarnya tidak sejalan dengan Pasal 13 Perpres 54/2010, sebagaimana dinyatakan pada bagian awal tulisan ini. Namun karena sifatnya mendesak dan tidak dapat ditunda, maka kontrak ini dapat dilaksanakan berdasarkan justifikasi atau penjelasan dari PA/KPA. Dalam kontrak dinyatakan bahwa kontrak tersebut merupakan kontrak hutang yang akan dibayar setelah anggaran disahkan. Kemudian periode kontrak hanya sampai penyedia baru hasil pelelangan didapatkan. Dengan demikian, Penunjukan langsung tersebut tidak dapat dilakukan terus menerus sepanjang tahun.

Kemudian terkait dengan penganggarannya, tetap menggunakan anggaran yang dialokasikan untuk pekerjaan tersebut. Anggaran untuk pekerjaan yang dilakukan dengan penunjukan langsung akan memotong nilai anggaran yang disahkan dan sisa anggaran harus digunakan untuk sisa tahun berjalan oleh penyedia hasil pelelangan.