Oleh: Saepul Rizal, M.M., CHCM

Waktu baca: 4 min,  1 Agustus 2024

Mengelola pengadaan barang/jasa di Badan Usaha Milik Daerah (BUMD)  adalah sebuah perjalanan penuh tantangan yang memerlukan strategi dan metode yang komprehensif serta efektif. Sebagai seorang ahli pengadaan barang/jasa, saya akan bercerita pengalaman mendampingi BUMD dalam melaksanakan proses pengadaan, memberikan panduan, dan strategi untuk menjaga transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas dalam setiap langkah pengadaan.

Tahap pertama adalah Pemetaan Kebutuhan, analisis kebutuhan menyeluruh untuk mengidentifikasi barang dan jasa adalah hal utama yang paling diperlukan. Memetakan kebutuhan tersebut berdasarkan prioritas dan dampaknya terhadap operasional perusahaan.

Selanjutnya, untuk menghindari keterlambatan dalam pengadaan, adalah dengan menyusun Perencanaan Pengadaan yang mencakup semua kebutuhan yang telah dipetakan. Saya ingat betul bagaimana merencanakan pengadaan sejak awal membantu mengurangi risiko kekurangan barang atau jasa pada saat-saat kritis. Pengalaman ini mengajarkan pentingnya perencanaan yang matang dalam setiap langkah pengadaan.

Pengembangan kebijakan dan prosedur pengadaan yang sesuai dengan regulasi PBJ yang berlaku untuk BUMD serta best practices adalah tantangan lain yang harus dihadapi. Kami menciptakan kebijakan yang ketat dan transparan. Saya terlibat dalam proses ini dan melihat bagaimana kebijakan yang jelas dan dipahami oleh semua pihak meningkatkan kepercayaan dan akuntabilitas. Ini adalah salah satu momen penting yang memperkuat keyakinan saya akan pentingnya regulasi yang baik dalam pengadaan.

Transparansi selalu menjadi fokus utama saya. Kami mengimplementasikan sistem pengadaan elektronik di BUMD. Sistem ini memungkinkan semua informasi tentang pemenang tender diumumkan secara terbuka. Saya melihat langsung bagaimana transparansi ini meningkatkan akuntabilitas dan mengurangi kemungkinan praktik korupsi, yang pada akhirnya menguntungkan semua pihak.

Pengalaman berikutnya adalah ketika harus mengendalikan biaya tanpa mengurangi mutu. Gunakanlah pendekatan negosiasi yang efisien dan melakukan evaluasi biaya secara rutin. Dengan strategi tersebut akan meningkatkan keberhasilan menghemat anggaran tanpa mengorbankan kualitas. Pengalaman ini mengajarkan bahwa dengan strategi yang tepat, penghematan biaya bisa dilakukan tanpa kompromi terhadap mutu.

Manajemen risiko adalah aspek penting lainnya yang selalu saya perhatikan. Lakukanlah analisis risiko mendalam sebelum proses pengadaan. Susun strategi mitigasi risiko untuk meminimalkan dampak buruk yang mungkin terjadi. Pengalaman ini menunjukkan pentingnya kesiapan dalam menghadapi berbagai kemungkinan risiko dalam proses pengadaan.

Pengembangan Kompetensi SDM tim pengadaan adalah prioritas. Secara rutin mengadakan pelatihan mengenai regulasi dan teknologi terbaru di bidang pengadaan. Saya melihat bagaimana pelatihan ini meningkatkan keahlian tim pengadaan, membuat mereka lebih siap menghadapi tantangan baru, dan ini menjadi salah satu pencapaian yang membanggakan.

Sistem monitoring dan evaluasi yang ketat juga selalu saya sarankan. Gunakan umpan balik dari pengguna barang/jasa untuk memperbaiki proses pengadaan di masa depan. Pengalaman ini sangat membantu dalam meningkatkan kualitas layanan dan memastikan bahwa semua prosedur dan kebijakan diikuti dengan baik.

Kolaborasi dan Sinergi dengan para pemangku kepentingan sangat penting. Membangun hubungan baik dengan penyedia barang dan jasa serta instansi pemerintah. Berkolaborasi dengan BUMD lainnya untuk meraih manfaat dari skala ekonomi dalam proses pengadaan. Ini adalah bagian dari strategi untuk memastikan bahwa setiap pengadaan dilakukan dengan cara yang paling efisien dan efektif.

Melalui penerapan strategi manajemen PBJ yang terencana dan efisien, saya percaya bahwa BUMD dapat memperbaiki efisiensi operasi, meminimalkan risiko, serta memastikan bahwa barang dan jasa yang diterima memenuhi kriteria kualitas yang diharapkan. Langkah-langkah ini tidak hanya membantu dalam mencapai tujuan jangka pendek tetapi juga berkontribusi pada keberlanjutan dan kesuksesan jangka panjang BUMD dalam melayani masyarakat dan stakeholder terkait.

Dengan strategi ini, BUMD dapat lebih siap menghadapi tantangan dan memanfaatkan peluang dalam lingkungan bisnis yang terus berubah. Penerapan metode komprehensif dan efektif dalam manajemen PBJ adalah kunci untuk mencapai transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas yang optimal. Saya bangga menjadi bagian dari perubahan ini dan melihat bagaimana upaya kami membuahkan hasil yang signifikan, memberikan inspirasi dan pembelajaran bagi masa depan.